Sinds deze maand hebben we een gloednieuwe tweedelige onthaalbrochure voor onze medewerkers. Fien Caeyers licht toe wat we met de brochure en bijhorende annex beogen en hoe ze zijn opgebouwd.
Fien: “Toen ik enkele jaren geleden op Iona kwam werken, was er al een onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers aanwezig, maar die was flink verouderd. Door personeelswissels en andere wijzigingen in onze organisatie, moest er heel wat informatie geschrapt en aangevuld worden om ze up to date te houden. Omdat ze niet meer actueel was, gaf ik de brochure uiteindelijk niet meer mee, maar we werkten dat er wel nood was aan een een praktische gids voor startende medewerkers. Ze hadden iets nodig om hen tijdens de eerste dagen en weken op Iona een houvast te geven. Natuurlijk hebben we Zorgonline, onze online communicatietool voor medewerkers. Maar het is niet altijd handig om informatie online te moeten opzoeken en het vraagt ook even tijd om wegwijs te raken in het systeem. Er was dus dringend nood aan een nieuwe editie van onze fysieke brochure.”
Tijdloze gids, tijdsgebonden annex
Fien: “Om te vermijden dat ook deze brochure snel weer zou verouderen, hebben we ervoor gekozen ditmaal twee aparte documenten te ontwerpen. Enerzijds is er een mooi vormgegeven en gedrukte brochure, waarin alle meer tijdloze informatie over Iona is opgenomen. Daarnaast is er een annex die de meer tijdsgebonden en praktische informatie bevat, zoals belangrijke contactgegevens. De annex is heel eenvoudig gehouden. We kunnen hem zelf printen en dus ook eenvoudig aanpassingen aanbrengen wanneer dat nodig is. De brochure is uitgewerkt op A4-formaat, met prachtige foto’s van Hilde Lenaerts. Het is echt een mooi boekje geworden, waar je eens rustig mee kunt gaan zitten. We hebben er een voorstelling in opgenomen van alle leefgroepen, de leer- en werkgebieden en alle sleutelfuncties in onze organisatie. Heel handig, zeker als je hier nieuw bent. Daarnaast hebben we ook een plannetje van het domein voorzien en alle nuttige informatie verzameld rond bijvoorbeeld de jaarfeesten, onze manier van communiceren, vormingen en trainingen, parkeren op het domein, afvalbeheer, ziekte en arbeidsongevallen. En we hebben ook ingezoomd op de geschiedenis, missie en visie van Iona. We vragen aan startende medewerkers om zich al wat in de antroposofie te verdiepen. In de gids geven we een eerste minimale aanzet mee.”
Voor nieuwe en bestaande medewerkers
Fien: “Het is de bedoeling elke nieuwe medewerker bij zijn of haar opstart een exemplaar te geven, bij wijze van warm welkom én om een houvast te bieden. Daarnaast willen we ook onze bestaande medewerkers een brochure geven. Zo kunnen ze de meest actuele informatie en afspraken nog eens rustig nalezen en misschien hier en daar ook wel nieuwe dingen ontdekken. Wanneer we aan een volgende druk toe zijn, zullen we de brochure herevalueren. Feedback van de medewerkers is dan ook van harte welkom.”