In het kader van het ESF-traject rond werknemerswelzijn waaraan we met Iona deelnemen, werken we momenteel onder andere aan het verder creëren van een goede en efficiënte gespreks- en vergadercultuur. Een interview met Miebet Van Santen, de coach die ons hierin begeleidt.
Miebet Van Santen: “Hoe geef je als leidinggevende feedback aan een medewerker wanneer het moeilijk loopt of wanneer iets niet strookt met de verwachtingen? Trek je tijdig aan de bel of ben je te lang voorzichtig, waardoor zaken zich gaan opstapelen?
We hebben de voorbije maanden samen met de leidinggevenden onder meer een traject doorlopen rond feedback durven geven, ook als die confronterend is. Daaruit bleek dat het zinvol is om op Iona structureel tweewekelijkse feedbackmomenten in te plannen, zowel tussen de directie en de zorg- en teamcoaches, als tussen de coaches en de zorgmedewerkers.”
Besprekingen zonder afleiding of onderbreking
Miebet: “Regelmatig samenzitten op een vast moment, dat specifiek dient om met elkaar te bespreken wat op tafel ligt en hoe de dingen lopen, heeft meerdere voordelen. Je vermijdt dat belangrijke topics tussen de soep en de patatten behandeld worden en hoeft elkaar niet lastig te vallen op momenten die misschien minder goed passen. Je kunt het gesprek ook voorbereiden, waardoor je sneller en helderder tot de kern komt. En je kunt echt naar elkaar luisteren, met volle aandacht.
Die individuele gesprekken kunnen bijvoorbeeld gaan over: “Hier ben ik blij mee”, of “Ik wil graag dat je dit wat anders aanpakt”, maar ook “Ik zag je bij de laatste vergadering fronsen. Was alles duidelijk? Ben je het er misschien niet mee eens? Zit je ergens mee?” Door aandachtspunten tijdig aan te kaarten, stapelen ze zich niet op tot er effectief problemen zijn. Zulke gesprekken mogen er echt meer zijn op Iona. Je kunt ze ook gebruiken om iets naar de ander toe te verduidelijken of als je een initiatief wilt nemen.
Individuele gesprekken organiseren kan wat extra inspanning en planning vragen, zeker wanneer de werkdruk hoger ligt en mensen zich overbevraagd voelen. Toch is het zinvol en belangrijk ze om de twee weken te proberen inplannen, of bij problemen zelfs vaker.”
Vergaderen: een teammoment
Miebet: “Naast het installeren van een nieuwe individuele gesprekscultuur, focussen we momenteel ook op het creëren van een meer efficiënte vergadercultuur. De twee gaan hand in hand. Op een teamvergadering bespreek je de zaken die iedereen aanbelangen. Het is echt een teammoment. Door je daar bewust van te zijn, worden vergaderingen korter en efficiënter. Teamvergaderingen zijn bijvoorbeeld niet de plek om uitgebreid anekdotes met elkaar te delen. Het is zinvoller en efficiënter om bepaalde topics individueel met een collega of met je zorg- of teamcoach voor te bereiden, zodat je die samen vervolgens bondig kunt brengen naar het hele team: “Zo zien we het, dit is onze volgende stap. Is iedereen het daarmee eens?”
Ook als je nieuw bent en nog veel vragen hebt, kan het goed zijn dingen individueel op te pakken, in plaats van al je vragen in een volle vergadering te leggen. Het is goed je af te vragen: wat zijn mijn behoeftes en wat is de behoefte van het team? Is het belangrijk voor het hele team dit verhaal of deze vraag te horen? Of kan ik daar beter elders mee terecht?”
WAIT – Why Am I Talking?
Miebet: “We gaan de gespreks en vergadercultuur op Iona uiteraard niet teniet doen. We gaan ze wel meer in banen leiden, zodat ze efficiënter wordt. Door op het juiste moment, op de juiste manier én in de juiste setting dingen met elkaar te delen, kunnen we als mensen beter naar elkaar luisteren. Zo creëren we samen een cultuur waarin het vlotter samenwerken is en iedereen zich echt gehoord voelt.
Een handige vuistregel bij het communiceren, is ‘WAIT’, een afkorting voor ‘Why Am I Talking?’ Praten we om iets over te brengen dat de ander echt aanbelangt, of is het eerder om bevestiging te krijgen? Door je zulke vragen te stellen, en alleen te delen wat echt relevant is, zal je gesprekspartner je beter kunnen beluisteren. En natuurlijk is het waardevol om je boodschap bondig te leren brengen. Kun je in pakweg veertig woorden zeggen wat je te zeggen hebt? Het is een skill die je veel oplevert. Als we bij het praten te veel woorden gebruiken, verliezen onze toehoorders sneller hun aandacht.”
Samen groeien
Miebet: “Momenteel geven we rond deze thema’s volop workshops voor alle medewerkers. We moedigen hen aan er zelf actief verder mee aan de slag te gaan. Zelf woon ik af en toe ook gericht vergaderingen bij. Na afloop kan ik dan feedback geven over wat goed ging en wat beter kan.
Hoe zorg je ervoor dat er niet teveel herhaald wordt en dat er geen lange anekdotes gedeeld worden? Hoe bewaak je dat iedereen aan het woord komt, dat de agenda gerespecteerd wordt en dat alles in goede banen loopt? Vooral voor de team- en zorgcoaches ligt daar een belangrijke taak en verantwoordelijkheid, dus daar begeleid ik hen bij.”